Entendemos que administrar comunidades es una labor bastante compleja, sobre todo porque es un trabajo que combina principalmente actividades financieras y aquellas relacionadas con la buena convivencia. Ser un administrador de condominios implica regirse por una serie de obligaciones, funciones y tareas, que debes efectuar.
La mayoría de las labores que debe cumplir un administrador se encuentran estipuladas en la actual normativa de Copropiedad inmobiliaria. No obstante, en esta nota podrás encontrar algunas recomendaciones y consideraciones que puedes tomar en cuenta para optimizar tu gestión.
Pagos y cobros
Entre las principales responsabilidades que tiene un administrador de edificios se encuentra todo lo que tenga relación con el área financiera y contable del condominio. Por ello, el administrador debe ocuparse de la recaudación de los gastos comunes ordinarios y extraordinarios.
Por otro lado, se encarga del fondo de reserva, remuneraciones, entregar balances al comité de administración, control de morosidad derivada del impago de las cuotas y por supuesto, puede ejercer las acciones pertinentes en los casos de morosidad, según el Reglamento de Copropiedad vigente.
Convocar la asamblea de copropietarios
Esta función el administrador debe realizarla junto al comité del edificio. Ambos deben coordinar y establecer la instancia en donde podrán rendir cuentas y responder las preguntas de los copropietarios.
Este tipo de reuniones son esenciales para tomar decisiones importantes para la comunidad. Además, en dicha ocasión se podrá la revisar cotización de proyectos, mejoras, mantenciones, compras de suministros o equipos, etc.
Cuidar los bienes de dominio común
Las gestión del administrador con respecto a la conservación de los recursos es muy importante para evitar problemas legales o con los copropietarios. Por eso, es necesario que el administración cuente con una planificación estratégica.
Crear un plan de ingresos y gastos de la comunidad, elaborar un presupuesto anual, generar informes financieros, documentar su gestión correspondiente a los últimos 12 meses en las asambleas extraordinarias, son algunas de las tareas que debe llevar a cabo.
Conservación y mantenimiento de la comunidad
Para evitar los accidentes o fallas en algún sistema, el administrador deberá liderar y llevar a cabo un plan de mantenimiento y conservación. Para ello, debo ocuparse de alargar la vida útil de los equipos, renovarlos y asegurar el correcto funcionamiento de estos.
Por ende, deberá negociar con sus proveedores, velar por el buen estado de las instalaciones, áreas comunes y servicios. Además, tendrá que efectuar los acuerdos generados en la asamblea de copropiedad y gestionar las reparaciones y medidas urgentes.
Consideraciones y recomendaciones esenciales
- El administrador habitualmente no tiene un horario de trabajo fijo ni preestablecido. No obstante, al ser parte de una comunidad y del comité, debes considerar fijar un horario de trabajo acorde.
- Mantén una comunicación fluida con el comité del edificio. Ambos tienen el deber de guiar y tomar las decisiones favorables para la comunidad, por ende, mantener una relación estrecha y enfocada en la colaboración mutua los beneficiará a los dos.
- Efectúa todas las certificaciones correspondientes tales como: ascensores, escaleras, piscinas, calderas, gas, entre otros.
- Obedece y guíate por las disposiciones que establece el reglamento de copropiedad.
- Apóyate en un software de gestión de comunidades como EdiPro, donde podrás suplir las necesidades básicas de tu labor y comunidad. De igual forma, podrás mantener la convivencia, organización y seguridad de esta.
La ley de copropiedad inmobiliaria en su artículo 23, dictamina todas las funciones que debe realizar un administrador. Sin embargo, convertirte en un administrador eficiente dependerá principalmente de tus conocimientos, talento y experiencia en el rubro.
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