Como administrador, te habrás dado cuenta que con el pasar de los años, la forma de comunicación con la comunidad seguramente ha ido cambiando. Esto se debe, en parte a que las nuevas tecnologías revolucionaron a las comunicaciones en todo sentido.
Por esto, queremos ayudarte a utilizar de forma más eficiente las herramientas que tienes a tu alcance, para comunicarte de la mejor forma con tus comunidades. Evitando los siguientes pequeños errores, podrás optimizar la información que das y el como la das.
El SPAM
La llegada de la mensajería instantánea y los e-mails dieron un vuelco a la forma de comunicarnos. Nada es como era hace 20 años atrás, y las comunidades no quedaron fuera de este fenómeno. Sin embargo, los beneficios de las nuevas tecnologías también hacen que caigamos en ciertas fallas.
El SPAM o correos basura son tipos de correos sin relevancia, redundantes y enviados en grandes cantidades, sin embargo, es muy común no poder reconocer cuales correos de los que envías corresponden a esta categoría y cuales son información importante.
Es por esto que te recomendamos organizar semanalmente la información que enviarás a tu comunidad en formato de boletines. Condensando todas las noticias que necesites comunicar en estos.
Si existe información urgente para la comunidad, puede entrar en un correo exclusivo. Lo que debemos evitar es enviar toda la información por separado siempre, y así no generar SPAM en los correos de los copropietarios.
Lenguaje utilizado
Debemos tener en cuenta que no todos los copropietarios manejan a la perfección el lenguaje de la administración. Por esto es que a veces pueden ignorar o no entender el lenguaje que se utiliza en la información enviada.
Es mejor utilizar el lenguaje más simple posible a la hora de comunicarnos con la comunidad, así será más fácil para todos quienes residen en ella, entender lo que se quiere comunicar.
Un ejemplo donde debemos ser cuidadosos con las palabras a utilizar es a la hora de enviar información sobre reportes o métricas de la comunidad, se vuelve muy importante elegir el lenguaje para explicar los resultados de estos.
Canales informativos
Gracias a los avances tecnológicos los canales de comunicación con la comunidad también han ido aumentando. Si antes teníamos solo las circulares en papel, ahora tenemos diferentes canales físicos y virtuales.
Si la información es delicada e incumbe solo a una persona del edificio, se debe utilizar un medio como las cartas. Pero si es información para toda la comunidad, un e-mail masivo, funcionará a la perfección.
Siempre debemos analizar los canales que tenemos a nuestro alcance y decidir por aquel más adecuado.
Si quieres mejorar notablemente la comunicación con tu comunidad y no cuentas con un software de administración, ¡te recomendamos probar uno! Mejorará notablemente la claridad de la información, tendrás respaldo y además, reducirás las llamadas.
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Si te fueron útiles estos datos sobre la comunicación con tu comunidad, te recomendamos leer la siguiente nota de nuestro blog “Problemas en comunidades: 90% pueden experimentarlos“.
