Entendemos que una comunidad tiene distintos tipos de gastos y a su vez muchos elementos que requieren de mantenciones constantemente. Asimismo, ha existido un aumento de las fiscalizaciones a las comunidades lo cual obliga a los administradores a estar continuamente realizando revisiones y reparaciones en sus edificios para evitar las multas y de igual manera, priorizar el bienestar de sus residentes. La mayoría del tiempo es una tarea compleja para los administradores encontrar la forma de reducir los costos de mantenimiento de su comunidad por eso aquí recolectamos 5 claves para facilitar esta labor.
Recientemente, Edipro participo en un webinar organizado por Cotizaplus en donde contaron con la participación de A Buyers Choice Chile, empresa dedicada a la inspección de inmuebles junto a José Miguel Oyarzo – CEO de EdiPro y Miguel Rojas, Gerente y administrador de la empresa Rojas & Rojas Gestión Inmobiliaria. En dicha instancia los panelistas compartieron tips esenciales basados en sus años de experiencia en la administración de edificios.
En esta primera parte te contamos las 5 recomendaciones principales señaladas por los invitados:
1. Planificar e inspeccionar periódicamente
Este punto es uno de los más relevantes en términos del mantenimiento en general debido que, existen equipos que por su composición requieren cuidados preventivos como es en el caso de las bombas, ascensores, calderas entre otros elementos indispensables cuya disponibilidad debe ser asegurada para el bienestar de la comunidad y que están bajo una operación continúa.
Por otro lado, se encuentran los equipos o sistemas que necesitan una mantención correctiva (reparaciones, terminaciones, pinturas) que son cosas que no se encuentran en la línea de lo esencial pero que hay que estar revisando todo el tiempo para evitar que fallen.
Por eso, se aconseja ser proactivos y realizar inspecciones por medio de los proveedores o bien guiarse por los manuales que cada equipo trae. De igual manera, como administrador tu misión es mantener informado al comité de los problemas que existen para que puedan trabajar en conjunto y con anticipación.
TIP: Instaura un libro de historial y anota tanto las características técnicas de tus equipos como las reparaciones y mantenciones que se le han realizado. Con esto podrás hacer un análisis predictivo y estadístico para tus elementos.
2. Establece metas claras y objetivos
Primero que todo, para cumplir con este tip debes llegar a un acuerdo con tu comité puesto que, ellos son los que te dan la señal de que cosas se pueden hacer y en que tiempo. Asimismo, es importante que dentro de la administración se manejen prepuestos mensuales y anuales para los futuros mantenimientos que se deban realizar e idealmente el administrador debería preocuparse además de que estos se encuentren actualizados (no sirve un presupuesto antiguo, los valores cambian regularmente).
Por otro lado, recuerda que existe la opción de cobrar en cuotas esto hará que el valor de los gastos comunes no se dispare de un mes a otro.
TIP: Evita la parálisis por análisis, muchas veces los comités caen en este error al sobre pensar los gastos y acciones acerca de un elemento.
3. Abrazar la eficiencia energética y de recursos
Al menos un 20% o más del porcentaje de gastos de las comunidades proviene de la energía destinada a los riegos, piscinas, iluminación entre otros. Por eso mismo, se recomienda cambiar las luces fluorescentes por led de esta forma, cuando realices el calculo de ahorro anual notarás la diferencia. Al principio puede ser un elemento caro, pero lo vale puesto que, tiene una vida útil de 3 a 4 veces superior.
En este sentido, te sugerimos asesorarte muy bien por el mantenedor de este sistema o un ingeniero eléctrico certificado para que te entregue detalles o puedas consultarle tus dudas con respecto a la iluminación y el resto de sistemas que utilizan energía. Esto te ayudará a evitar las dos multas mas comunes por potencia y tarificación.
TIP: Evita los peaks de consumo.
4. Diseñar plan de acción para emergencias
El administrador debe saber como reaccionar en el caso de que algún sistema o equipo fallé. Para ello, es importante que tenga claridad de las acciones que debe realizar, a que proveedores llamar o cuales estarán disponibles en situaciones de emergencias. Además, es indispensable que tenga una lista con sus contactos para salir del paso de manera triunfante.
TIP: Debes instruir a tus conserjes para que sepan que hacer en caso de que no te encuentres disponible.
5. Documentar
Lleva un registro o una bitácora para cada uno de tus equipos. Cada vez que se realice un chequeo o mantenimiento solicita al proveedor que te envié la información a través de un Excel o correo. Este tipo de información es valiosa en los momentos menos oportunos y además, te permite llevar a cabo una trazabilidad de tus elementos.
TIP: Acostúmbrate a tener una data online.
Aquí te compartimos las claves principales para reducir tus gastos pero te invitamos a estar atento a nuestra siguiente publicación porque entregaremos 5 recomendaciones más en relación a esta temática.
Te invitamos a revivir nuestro webinar junto a Cotizaplus “10 Tips para reducir costos de mantenimiento”.
Si te sirvió este artículo, te invitamos a leer otro sobre “5 Consejos claves para recibir a una comunidad”.
