La rendición de cuentas es un proceso crucial para que los propietarios de un edificio estén informados sobre la gestión financiera y operativa realizada por el administrador. En este sentido, el administrador del condominio se encuentra obligado a rendir cuenta documentada y pormenorizada de su gestión en cada sesión ordinaria celebrada por la asamblea de copropietarios, según lo establecido en el artículo 21 de la ley N.°21.442.
Para preparar una rendición de cuentas efectiva, es necesario abordar los siguientes puntos:
- Reporte de ingresos y egresos del condominio, ya sea por periodo mensual, semestral o anual.
- Situación financiera del condominio, exponiendo los movimientos y cartolas bancarias de las cuentas del condominio destinadas tanto a los fondos para cubrir gastos ordinarios, como aquel monto que se encuentra disponible a la fecha en el fondo común de reserva.
- Reporte de mantenciones y reparaciones de la infraestructura y bienes comunes del condominio.
- Informe de las instalaciones del condominio.
- Estrategias para solucionar la morosidad y/o problemas financieros del condominio. Esto implica dar cuenta de las distintas gestiones realizadas y a realizar para mejorar la situación financiera del condominio frente a los problemas de morosidad y/o no pago de las correspondientes obligaciones económicas de los copropietarios, ya sea por la celebración de convenios de pago u otros instrumentos equivalentes.
- Cualquier otro asunto que sea exigido por el reglamento de copropiedad, por la asamblea de copropietarios o por el comité de la administración del condominio.
Una vez establecidos estos puntos, es importante seguir una serie de pasos para preparar una rendición de cuentas efectiva:
Organización de documentación
Lo primero que debes hacer es recopilar toda la documentación financiera relevante, como facturas, recibos, extractos bancarios y cualquier otro registro contable. Es fundamental que toda esta información esté organizada y disponible para su revisión.
Informe detallado
Elabora un informe detallado que incluya un resumen de los ingresos y gastos del período correspondiente. Este informe debe ser claro y fácil de entender para los propietarios, por lo que es importante utilizar un lenguaje sencillo y evitar tecnicismos.
Desglose de gastos
Proporciona un desglose detallado de los gastos incurridos durante el período. Esto puede incluir categorías como mantenimiento, servicios públicos, honorarios del administrador, seguros, entre otros.
Comparación con presupuesto
Si existe un presupuesto previo, compara los gastos reales con las proyecciones presupuestarias. Explica cualquier desviación y las razones detrás de posibles variaciones.
Estado del fondo de reserva
Si la comunidad tiene un fondo de reserva, presenta su estado actual e informa sobre cualquier retiro o contribución realizada durante el período.
Detalles sobre pagos de cuotas de mantenimiento
Proporciona información detallada sobre la recaudación de cuotas de mantenimiento, destacando cualquier morosidad y las medidas tomadas para abordarla.
Proyectos específicos o reparaciones
Si se realizaron proyectos específicos o reparaciones importantes, proporciona detalles sobre su costo, justificación y beneficios para la comunidad.
Contingencias y reservas
Explica cualquier contingencia a la que se haya hecho frente durante el período y cómo se manejó. También, señala si se utilizó el fondo de reserva para cubrir algún gasto.
Proyecciones futuras
Ofrece una visión general de las proyecciones financieras para el próximo período, especialmente si hay cambios significativos en los gastos previstos.
Reunión de rendición de cuentas
Organiza una reunión presencial o virtual para presentar el informe a los propietarios. Proporciona la oportunidad para preguntas y comentarios.
Comunicación transparente
Promueve una comunicación transparente al explicar claramente cualquier decisión financiera y responder a preguntas de los propietarios de manera abierta.
Disponibilidad de documentos
Asegúrate de que todos los propietarios tengan acceso a los documentos respaldatorios, como facturas y recibos. Pueden solicitarse en caso de dudas o revisiones adicionales.
Uso de herramientas tecnológicas
Si es posible, utiliza herramientas tecnológicas para facilitar el acceso a la información, como plataformas en línea donde los propietarios puedan revisar documentos y comunicarse.
En conclusión, para preparar una rendición de cuentas efectiva en un condominio es necesario seguir una serie de pasos que permitan organizar adecuadamente la información financiera y operativa del edificio.
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