Las comunidades no son empresas ni especialistas en recursos humanos o reclutamiento laboral. Es por esto que muchas veces no saben qué cosas considerar al momento de buscar a un nuevo administrador. A partir de eso quisimos hacer una breve guía con consejos y características a considerar en esta importante búsqueda.
¿Persona natural o jurídica?
Para responder a esta pregunta, lo primero que debes hacer es identificar qué necesita tu comunidad:
¿Tiene problemas legales? Pues te recomendamos buscar a una persona jurídica, es decir, un equipo de administradores que posea un área jurídica.
¿Tiene problemas contables? ¿La administración pasada dejó desordenadas las finanzas? En ese caso, también te recomendamos buscar a una empresa de administración que posea un área especialista en esta materia para realizar auditorías.
¿Tiene problemas operativos? En este caso ambas opciones podrían ser útiles. Hay personas naturales expertas en los problemas operativos, así como equipos de administradores que también lo son. Eso depende de cada caso.
Al momento de buscar administrador, es importante que seas sincero con el candidato y no omitas los problemas de tu comunidad, ya que en caso de que la persona reconozca que no está capacitada para resolver las necesidades específicas que requieres, tendrá la opción de rechazar y evitar una mala experiencia para ambas partes.
Si crees de manera honesta que tu comunidad no tiene necesidades específicas y está apta para contratar a una persona natural, te recomendamos considerar las siguientes características a la hora de entrevistar y seleccionar al indicado o indicada:
- Habilidades blandas: Ser administrador es tratar con cientos o miles de personas. Por eso, es necesario que la persona que elijas no solamente sea buena haciendo el trabajo administrativo, sino también relacionándose con otros. Debe tener empatía y buena disposición. Experiencia con atención al cliente, por ejemplo, suma puntos, o liderando equipos humanos en general. Te recordamos no omitir esta parte al momento de considerar si contratar a alguien o no.
- Conocimientos administrativos: El trabajo de un administrador no es fácil y no lo puede hacer cualquier persona. Por eso, es ideal que cuente con estudios relacionados a lo contable o directamente con administración de edificios (existen varias certificaciones en Chile), como cursos o capacitaciones. La experiencia también cuenta como conocimiento: ¿ha administrado edificios antes? ¿ha tenido experiencia en cuestiones administrativas vinculadas a las finanzas? son algunas preguntas que podrías hacerle en la entrevista. Si la persona no tiene experiencia, que posea estudios, y viceversa.
- Conocimientos legales: En la misma línea que lo anterior, es necesario que esté al tanto de la Ley de Copropiedad. Un buen administrador la tendrá bien estudiada y sabrá qué hacer en distintos casos de acuerdo a las disposiciones legales de esta norma. Si deseas asegurarte de que el administrador comprende la Ley, te recomendamos leer este Ebook que la explica y resume de forma fácil, y además posee un capítulo sobre los errores más comunes de los administradores y comités. De allí podrías sacar un par de ideas para preguntarle en una entrevista y evaluarlo.
- Resolución de problemas: Administrar grandes comunidades suele presentar bastantes problemas. Por eso, es importante que la persona que elijas tenga la capacidad de resolver problemas y trabajar bajo estrés en momentos determinados.
- Buena conducta: Quizá suene obvio, pero no todos se preocupan de averiguar si el candidato que están por contratar tienen los papeles limpios. Administrar dinero no es un trabajo para alguien que desea reinsertarse en el mundo laboral tras haber cometido algún delito, y menos en las cantidades que mueven las comunidades.
- Tecnológico: Hoy en día es indispensable que un administrador posea conocimientos tecnológicos. Si utiliza un software de administración, quiere decir que se ha profesionalizado y ofrece un servicio mucho más completo y transparente, permitiendo a los copropietarios acceder a los gastos comunes de forma online. Además de utilizar una plataforma en lo contable que ordena y automatiza todos sus movimientos, desde los GC hasta las remuneraciones de los trabajadores del condominio, algunos de ellos añaden una experiencia a los copropietarios con herramientas adicionales como bitácora digital, reportes de problemas en línea, agenda de visitas y arriendo de quinchos online, entre otras.
En EdiPro tenemos administradores certificados en nuestra plataforma, y somos el único software en Chile que además de ofrecer automatización de las finanzas y pago de gastos comunes online, posee todas las herramientas anteriormente mencionadas en una app para copropietarios y otra para recepcionistas. Si te interesa ver nuestros planes y sus costos accede a este link.