La planeación estratégica es una de las habilidades más importantes en la administración de condominios, sobre todo cuando hablamos de realizar un plan de acción anual.
Necesitarás tener un modelo estándar de procedimiento para saber qué hacer y en qué orden, y también contar con herramientas de gestión para diseñar cronogramas.
Hoy veremos cómo hacer todo esto de forma sencilla usando un Software de Gestión de Proyectos.
¿Cómo hacer un plan de acción anual para tu condominio?
1. Revisa las expectativas de los propietarios
Siempre habrá asuntos más importantes por atender para los residentes de un condominio.
Como administrador, tienes que tomar en cuenta las prioridades de los vecinos antes de diseñar un plan de acción anual, de lo contrario, acabarás planificando tareas que:
- No responderán a las necesidades reales de la comunidad.
- Te harán disponer innecesariamente de recursos que, en muchos casos, son limitados.
Una opción es reunirte con los propietarios y votar entre todos para elegir 2-3 micro-proyectos (dependerá también del presupuesto disponible) para el año entrante.
Si reunirse no es una opción, siempre puedes sentarte y hacer una recapitulación de los principales asuntos que incomodaron o preocuparon a los vecinos durante el año en curso. Así, evitarás desviarte de los temas que realmente exigen tu atención.
2. Planifica los eventos futuros
En este paso, necesitarás un software para la organización de actividades y la asignación de recursos (consulta un listado de Software de Gestión de Proyectos aquí).
Encontrarás que hay cientos de opciones de software para administrar proyectos, pero lo mejor que puedes hacer es elegir uno que te permita visualizar cronogramas en formato Gantt, como:
- Asana
- TeamGantt
- Instagantt
- Trello
Muchas alternativas de software ofrecen planes gratuitos o versiones de prueba, así que, en el mejor de los casos, podrás realizar un plan de acción anual gratis.
Cuando hayas elegido un software, lo siguiente por hacer es:
- Listar los proyectos que se desarrollarán durante el año.
- Desglosar las actividades necesarias para que el proyecto se cumpla (siempre habrá una serie de tareas y, a veces, sub-tareas necesarias para llegar al objetivo final).
- Establecer fechas límite para cada actividad o tarea.
- Definir la interrelación entre actividades (algunas tareas deberán hacerse primero para que las siguientes puedan realizarse).
- Asignar responsables.
La importancia de elegir un software para hacer esto radica en que, manualmente (usando Word u otro programa no especializado), te será imposible o demasiado tedioso planificar un proyecto y establecer interdependencias entre tareas.
Esta es una de las principales ventajas de elegir una plataforma basada en Gantt.
3. Contempla los riesgos
Cuando hayas listado los micro-royectos y actividades que comprende tu plan de acción anual, accede a la visualización en formato Gantt que incluye tu software de gestión.
Verás cómo una tarea depende de otra. Ahora, tienes un mapa de ruta fácil de entender.
Pensando en esta interrelación entre actividades, comienza a explorar posibles riesgos.
Si el plan incluye pintar la fachada de la comunidad, por ejemplo, ¿qué riesgos asociados podrían evitar que se cumpla el objetivo?
No te conformes con lo evidente, la gestión de riesgos es un proceso complejo que incluye factores tanto físicos como intangibles, así que evalúa:
- Riesgos asociados a proveedores.
- Desastres naturales o clima atípico.
- Errores humanos.
- Cambios en las regulaciones locales.
- Etc.
4. Distribuye los recursos
Una vez más, dentro del software de gestión de proyectos que elegiste para diseñar tu plan de acción, vuelve a los proyectos y actividades que ya planificaste.
Cada tarea y sub-tarea requerirá de ciertos recursos para completarse (financieros, tecnológicos, entre otros).
Revisa una por una las actividades que tu proyecto incluye, y añade una descripción de los recursos que asignarás para tal fin. Puedes hacer esto adjuntando un documento externo o incluso un diagrama al proyecto, ya que todos los software de gestión permiten subir y compartir archivos en tiempo real.
De hecho, si ya recibiste cotizaciones de proveedores, lo más práctico es que adjuntes estos documentos de respaldo al proyecto aprovechando las funciones de tu software de gestión.
5. Define cómo medirás los resultados
Por último, tendrás que definir un protocolo de medición de resultados. Si no lo haces, ¿cómo sabrás que el plan de acción anual se concretó?
Por supuesto, habrá proyectos que a simple vista podrán tildarse de éxito o fracaso, como la renovación de la fachada, pero otros necesitarán que definas indicadores de gestión (por ejemplo: hacer que los propietarios estén más satisfechos con tu gestión como administrador, suponiendo que eliges incluir esto en tu plan anual).
Para estos casos, te convendrá optar por un Software de Gestión de Proyectos más completo, que te permita hacer un seguimiento estadístico de resultados y emitir informes de rendimiento para tu uso personal o para rendir cuentas a la comunidad más adelante.
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